04. Marts, 2020

1. Indkaldelse, dagsorden og referater

Dagsorden til bestyrelsesmøder i Frederikssund Ny Initiativråd (herefter Initiativråd) sendes pr. mail til både bestyrelse og suppleant.

Dagsorden skal så vidt muligt være tilsendt senest 4 dage før mødet afholdes.

Referat af bestyrelsesmøder skrives og udsendes af sekretæren. Referatet sendes pr mail til både bestyrelsesmedlemmer og suppleanten. Referatet udsendes så vidt det er muligt indenfor en uge efter mødets aafholdelse. Ligeledes lægges referatet på Initiativrådets hjemmeside.

Er sekretæren ikke til stede på et møde, så vælges en referent, når mødet starter.

• Mødetid, sted og længde

Møderne starter typisk kl. 19.00 og afsluttes så vidt muligt kl. 21.00. Mødested aftales fra møde til møde

• Mødedeltagelse og stemmeret

Udover de 5 medlemmer af bestyrelsen inviteres suppleanten med til bestyrelsesmøderne. Det er dog kun de 5 bestyrelsesmedlemmer, der har mødepligt og stemmeret.

• Mødeledelse

Der udpeges en ordstyrer ved mødets start.

• Mødefrekvens

Der afholdes bestyrelsesmøder  efter behov, dog mindst 2 gange hvert kvartal. Som udgangspunkt holdes der ikke møder i juli måned.

Formanden fremlægger en mødeplan til godkendelse på det første møde efter den årlige generalforsamling. Mødeplanen omfatter alle bestyrelsesmøder frem til næste generalforsamling.

Mødedatoer kan ændres, såfremt det skønnes nødvendigt – og efter aftale i bestyrelsen. Tilsvarende kan der efter behov – og i enighed – tilføjes eller slettes et møde.

• Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt mere end halvdelen af bestyrelsen er til stede, dvs. minimum tre (3) bestyrelsesmedlemmer – herunder enten formand eller næstformand .

På bestyrelsesmøderne træffes beslutninger ved simpel stemmeflerhed.

• Ekstraordinære FU-møder

Bestyrelsen skal indkaldes ekstraordinært, når mindst 2 medlemmer af bestyrelen kræver det. Kravet inkl. forslag til dagsorden skal sendes til formanden pr mail.

Formanden orienterer hele bestyrelsen om kravet til ekstraordinære møde senest to uger efter kravet er modtaget. Det ekstraordinære møde afholdes hurtigst muligt og senest fire uger efter kravet er modtaget.

• Konstituering

Snarest muligt efter generalforsamlingen skal bestyrelsen konstituere sig med hhv. sekretær og næstformand, jvf. vedtægterne.

Derudover skal som minimum følgende ansvar/arbejdsopgaver fordeles:

• Formidling af kontakt til kommunen
• Kontakt fra pressen
• Kontakt til pressen
• Kontakt til erhvervsliv
• Kontakt til sponsorer
• Støtte til fondsansøgninger og andre ansøgninger
• Opdatering af hjemmeside
• Vedligehold af facebook-gruppe
• Svar på henvendelser fra mail
• Svar på henvendelser fra fb
• Information til nye
• Medlemspleje

Formanden udsender et oplæg til fordeling af ovenstående opgaver til bestyrelsen indenfor den første måned efter afholdelse af ordinær generalforsamling.

• Nye arbejdsgrupper.

Når en ny arbejdsgruppe nedsættes, så skal mindst et medlem af gruppen være medlem af Initiativrådet, jvf vedtægterne. Gruppen skal udpege en kontaktperson til Initiativrådets bestyrelse, som ikke behøver at være den person der er medlem af Initiativrådet.

Kontaktpersonen skal informere bestyrelsen om arbejdsgruppens medlemmer og om arbejdsgruppens formål.

Bestyrelsen kan afvise en arbejdsgruppe, fx hvis formålet ikke findes foreneligt med Initiativrådets formålsparagraf. Hvis arbejdsgruppen afvises, skal kontaktpersonen orienteres herom pr mail.

1. Nye medlemmer.

Bestyrelsen sender velkomstbrev, vedtægter samt generel information om Initiativrådets virke til ethvert nyt medlem af Initiativrådet samt til ethvert nyt medlem af en arbejdsgruppe.

1. Kontakt til kommunen.

Hvis en arbejdsgruppe ønsker kontakte kommunen skal det altid ske via bestyrelsen, dvs at bestyrelsen formidler kontakt mellem den relevante instans i kommunen og arbejdsgruppens kontaktperson. Hvis bestyrelse finder det relevant kan den vælge at være repræsenteret ved et eventuelt møde.