Forretningsorden

Apr.2019 -> feb.2020

• Indkaldelse og dagsorden

Bestyrelsesmøder indkaldes af rådslederen pr. mail til både bestyrelse og suppleanter. Hvis rådslederen er forhindret, så indkalder rådssekretæren.
Dagsorden skal så vidt muligt være tilsendt senest 4 dage før mødet afholdes.

• Mødetid, sted og længde

Møderne starter typisk kl. 19.00 og afsluttes så vidt muligt kl. 21.00.
Møderne holdes så vidt muligt på Kilde alle 22. Der kan dog fraviges fra dette, når det findes nødvendigt.

• Mødedeltagelse og stemmeret

Udover de 8 medlemmer af forretningsudvalget (FU) inviteres de to suppleanter med til FU-møderne. Det er kun de 8 FU-medlemmer, der har mødepligt og stemmeret.

• Mødeledelse

Der udpeges en ordstyrer ved mødets start. Ordstyreren bør ikke være rådslederen.

• Mødefrekvens

Der afholdes FU-møder én gang hver måned, dog ikke i juli måned. Rådslederen fremlægger en mødeplan til godkendelse på det første møde efter den årlige generalforsamling.

Mødeplan omfatter som udgangspunkt alle FU-møder for hele året, dvs. frem til næste generalforsamling samt mødedato for de to stormøder.

Mødedatoer kan ændres, såfremt det skønnes nødvendigt – og efter aftale i FU. Tilsvarende kan der efter behov – og i enighed – tilføjes eller slettes et møde.

• Beslutningsdygtighed

FU er beslutningsdygtig, såfremt mere end halvdelen af FU er til stede, dvs. minimum fem (5) FU-medlemmer – herunder rådsleder eller rådsleders stedfortræder.
På FU-møderne træffes beslutningerne ved simpel stemmeflerhed.

• Referat

Referat af FU-møder skrives af rådssekretæren og referatet sendes pr mail til både FU-medlemmer og suppleanter så vidt muligt senest en uge efter at mødet er blevet afholdt.
Er rådssekretæren ikke tilstede på et øde, så vælges en referent, når FU-mødet starter.

• Ekstraordinære FU-møder

FU skal indkaldes ekstraordinært, når mindst 3 medlemmer af FU kræver det. Kravet inkl. forslag til dagsorden skal sendes til rådslederen pr mail.
Rådslederen indkalder til det ekstraordinære møde, således at det kan afholdes senest to uger efter kravet er modtaget.

• Arbejdsgrupper.

Nedsættelse af en arbejdsgruppe skal godkendes af FU og i enhver arbejdsgruppe skal FU være repræsenteret – enten ved et FU-medlem eller en suppleant til FU.

Indstillingen om at nedsætte en arbejdsgruppe skal sendes til rådslederen pr mail. Mailen skal indeholde dels arbejdsgruppens medlemmer, dels en kort beskrivelse af arbejdsgruppens formål.

Indstillingen skal behandles på førstkommende FU-møde, såfremt mailen er tilsendt senest seks (6) dage inden dette FU-møde og ellers skal indstillingen behandles på det næste FU-møde.

Hvis FU godkender ønsket, så skal FU samtidig tage stilling til, hvem der skal repræsentere FU i arbejdsgruppen, hvis der ikke allerede er en repræsentant i arbejdsgruppen. 

Alle medlemmer af Initiativrådet kan stille forslag om at nedsætte en arbejdsgruppe.

FU kan afvise forslaget, enten hvis der ikke er nogen i FU (eller blandt suppleanterne), der vil være med i arbejdsgruppen eller hvis arbejdsgruppens formål ikke er foreneligt med Initiativrådets formålsparagraf.

• Kontakt til kommunen.

Når kommunen skal kontaktes af en arbejdsgruppe, så tages det først op i FU, hvem der skal repræsentere Initiativrådet. Der bør være to eller tre repræsentanter for Initiativrådet og den ene skal være fra FU (inkl. suppleanter).

Tovholderen bør være blandt repræsentanterne med mindre der er en specifik grund til at han/hun ikke deltager.